Il processo di trasformazione digitale di un’azienda sta diventando essenziale ed è davvero molto importante per riuscire a raggiungere in modo efficace preparando, firmando, gestendo, archiviando contratti e documenti in formato digitalizzato.
Ma per riuscire a digitalizzare i processi all’interno del proprio business è necessario utilizzare i giusti servizi e raggiungere in modo efficace obiettivi che portino l’azienda ad essere più veloce ed efficace nella gestione dell’attività.
Per svolgere la giusta transizione verso il digitale bisogna procedere all’uso di specifici strumenti come le Soluzioni digitali Intesa destinate proprio ad agevolare questo processo. Ma scopriamo nel dettaglio quali sono i migliori per poter gestire la propria impresa in modo moderno, veloce e sempre più efficiente.
L’uso di piattaforme per la transazione digitale
Le piattaforme per la Digital Transaction Management sono ideali per riuscire a gestire, firmare, preparare e archiviare contratti e documenti.
Questo è uno strumento molto importante per riuscire a digitalizzare l’azienda e basare il business su specifiche transazioni digitali che prevedono la richiesta dell’identificazione personale e firma dei contratti.
Attraverso una piattaforma per la Digital Transaction Management può digitalizzare l’intero ciclo di vita della documentazione, garantendo validità legale anche nel corso del tempo.
Il servizio elettronico e digitale per essere usato nel migliore dei modi, naturalmente, deve presentarsi riconosciuto e autorizzato ed erogare i servizi mediante un regolamento eIDAS.
I servizi dei QTPS hanno bisogno di rispettare dei requisiti rigorosi e presentano un effetto giuridico solido, una sicurezza elevata che garantisce al business un ottimo funzionamento delle transazioni online ed elettroniche e la giusta tutela per azienda e clienti.
I vantaggi della transazione digitale
Grazie all’impiego delle piattaforme destinate alla transazione digitale è possibile ottenere diversi vantaggi questi prevedono:
- Un risparmio dei costi e del tempo speso: si risparmia la carta, le ore per la gestione dei processi di firma manuale che si ottiene con maggior efficienza e con un risparmio dei costi.
- Automazione: grazie a un sistema di digitalizzazione di dati e documenti che provengono da altri sistemi è possibile automatizzare i processi e ridurre efficacemente gli errori.
- Versatilità: la piattaforma DTM, ad esempio, si può usare con una connessione Internet da qualunque dispositivo, senza cambiare l’esperienza utente.
Perché è importante la dematerializzazione dei documenti?
Oltre a un sistema per la gestione delle transazioni digitali bisogna anche favorire la digitalizzazione grazie alla dematerializzazione dei documenti.
Una soluzione ottimale di Gestione Documentale e di Business Process Management permette di riuscire a ottimizzare i processi operativi aziendali e andare così a raccogliere le informazioni in formato digitale andando a limitare l’uso della carta.
Soprattutto potendo avere a disposizione documenti legali digitalizzati anziché all’interno di specifici faldoni cartacei da dover consultare ogni volta.
Le procedure per la digitalizzazione dei documenti aziendali non sono semplici. Bisogna fare molta attenzione a definire le pratiche e i processi. Perché solo con il giusto procedimento si può gestire il ciclo dei documenti creando un modello di informazione digitale che sia realmente organizzato nel migliore dei modi.
Ma come poter garantire la legalità e conservazione elettronica dei documenti in modo ottimale? Semplice, bisogna innanzitutto affidarsi al servizio di un conservatore accreditato presso AgID e successivamente implementare una soluzione che consenta di inviare automaticamente i documenti in conservazione attraverso il conservatore accreditato.
Altra modalità possibile per garantire l’immodificabilità dei documenti è invece apporre un sigillo elettronico qualificato che può essere intestato a delle personalità giuridiche ed è normato dal relativo regolamento UE che si basa sull’identità digitale.
Un sigillo elettronico qualificato può essere paragonato a una firma elettronica qualificata, intestata però all’azienda e all’organizzazione. Iln sigillo elettronico è il modo migliore per riuscire a garantire la provenienza e contenuto di ciò che viene siglato.
Come si conservano i documenti digitali?
Oltre a dematerializzare i documenti è necessario anche conservare i documenti digitali con la conservazione a norma il documento che dev’essere conservato in osservanza delle direttive che vengono espresse all’interno del Codice per l’Amministrazione Digitale.
La soluzione di conservazione garantisce la giusta protezione, validità probatoria, sicurezza dei documenti nel corso del tempo. Questo è possibile attraverso l’apposizione di una firma e di una marca temporale del documento certificando l’autenticità e anche la relativa integrità della documentazione.
Ogni documento dev’essere sicuro e conservato a norma per essere valido a livello fiscale. I documenti devono contenere dati quali: politici, sanitari, giudiziari, con dati che sono ritenuti sensibili, una soluzione che permette di fornire una protezione maggiore mediante sofisticati sistemi per il trasferimento e la crittografia del documento in modo sicuro.
Uno strumento essenziale: la Posta Elettronica Certificata
Uno strumento ideale da utilizzare è la Posta Elettronica Certificata che è alla base della digitalizzazione di un business. Questa è una soluzione per la cross industry che si può utilizzare in modo efficiente per riuscire a inviare documenti pari a raccomandate con ricevuta di ritorno.
La soluzione di Intesa consente anche l’invio di comunicazioni via PEC in base alla normativa vigente che ha lo stesso valore delle raccomandate con l’avviso di ricevimento. La gestione della Posta Elettronica Certificata si inserisce in un contesto che sia strutturato e ben organizzato con la giusta tracciabilità.
